Polème – Activité de formation professionnelle – Conditions générales de vente

1-Désignation :

Polème est un organisme de formation professionnelle de droit privé (SAS), immatriculé au RCS d’Auch sous le numéro Siret 951 399 245 00012 au capital de 5 000 euros enregistré sous le numéro d’activité 76 32 000858 32 auprès du préfet d’Occitanie.

Son siège social est fixé au 19 chemin de la rivière basse – 32550 MONTEGUT

Hélène Le Gal en est la présidente.

Polème conçoit, élabore et dispense des formations inter-entreprises et intra-entreprises sur Bordeaux (inter) et sur l’ensemble du territoire national, seul ou en partenariat.

Dans les paragraphes qui suivent, il est convenu de désigner par :

• Client : toute personne physique ou morale qui s’inscrit ou passe commande d’une formation auprès de Polème. 
• Stagiaire : la personne physique qui participe à une formation.
• Formations interentreprises : les formations inscrites au catalogue de Polème et qui regroupent des stagiaires issues de différentes structures. 
• Formations intra-entreprises : les formations conçues sur mesure par Polème pour le compte d’un client ou d’un groupe de clients. 
• CGV : les conditions générales de vente, détaillées ci-dessous. 
• OPC0 : les opérateurs de compétence agréés chargés de collecter et gérer l’effort de formation des entreprises. 

2- Offre :

L’ensemble des formations inter à jour proposées par Polème est consultable en ligne sur ses sites internet : ecole-facilitation.fr.

L’organisme de formation propose des formations inter-entreprises, ainsi que des formations intra-entreprises, les formations intra répondent spécifiquement aux besoins du client. 

Les formations en ligne peuvent se présenter sous la forme de :

• Classes virtuelles : formations synchrones suivie à distance par le participant. 
• Modules e-learning : formations asynchrones qui permettent de former le participant à partir de ressources digitales (vidéos, quizz, livrets…) consultables sur un espace pédagogique dédié.

3- Objet :

Les présentes conditions générales de vente s’appliquent à l’ensemble des prestations de formation engagées par Polème pour le compte d’un Client. Le fait de s’inscrire ou de passer commande implique l’adhésion entière et sans réserve du Client aux présentes conditions générales de vente. Sauf dérogation, les présentes conditions générales de vente prévalent sur tout autre document du Client, et en particulier sur toutes les conditions générales d’achat du Client. 

4- Inscription, effectif et ajournement : 

Formation inter : la demande d’inscription nécessite de la part du client l’envoi d’un bulletin d’inscription complété et signé par mail ou courrier. Un nombre minimum et maximum de participants est admis. Les inscriptions pour une session donnée. Les inscriptions sont prises en compte dans leur ordre d’arrivée, elles cessent d’être retenues lorsque le nombre maximum est atteint. Polème peut alors proposer au Stagiaire de participer à une nouvelle session ou de figurer sur une liste d’attente. Dans le cas où le nombre de participants serait insuffisant pour assurer le bon déroulement d’une formation, Polème se réserve la possibilité d’ajourner la formation au plus tard deux semaines avant la date prévue et ce sans indemnités. 

Un accusé de réception est adressé au client dans les 72 heures ouvrées qui suivent la réception de l’inscription. Cet accusé de réception ne vaut pas confirmation de la tenue de la formation ; seule la convocation, adressée au moins 15 jours avant la date de la formation confirme le maintien de la formation. La convocation est accompagnée des informations pratiques rattachées à ladite formation.

Pour les commandes de formation intra-entreprises, Polème établit avec la collaboration du client, une proposition technique et financière. 

La validation de cette proposition (devis et programme détaillé de la formation) se formalisera par la signature du client sur le devis avant la fin du délai de validité mentionné.

Le client s’engage à ne pas dépasser le nombre de participants prévu lors de l’inscription. Toutefois, des participants supplémentaires pourront être acceptés à la seule discrétion de Polème sous réserve d’une approbation signifiée par écrit et d’une régularisation de facturation, aux conditions tarifaires prévues pour la formation concernée.

5- Modalités de formation :

Polème est libre de choisir le lieu de la formation, d’utiliser les outils et les méthodes pédagogiques de son choix. 

Polème peut mettre à disposition des participants des espaces digitaux dédiés.

Une journée de formation en présentiel ou en ligne par voie de classe virtuelle, qu’elle soit intra ou inter entreprise correspond à 7 heures de cours en présentiel.

Les participants à une formation en présentiel sont tenus de respecter le règlement intérieur qui leur est remis lors de la formation ou accessible sur le site internet. 

Les participants à une formation à distance sont tenus de respecter la charte de bonne conduite portée à leur connaissance lors de leur connexion à la plateforme digitale.

Polème se réserve le droit, sans indemnité de quelque nature que ce soit, d’exclure à tout moment tout participant dont le comportement gênerait le bon déroulement de la formation et/ou manquerait gravement au règlement intérieur.

6- Conventions ou contrats de formation

Polème établit pour chaque client un contrat de formation (particulier bénéficiant d’un délai de rétractation de 10 jours) ou une convention de formation répondant aux obligations réglementaires.

En cas de subrogation selon les conditions définies dans le paragraphe 7 des CGV, une convention particulière peut être établie entre Polème, l’OPCO et/ou le Client.

7- Conditions financières, règlements et modalités de paiement 

Tous les prix sont indiqués en euros net de taxes.

Les prix en vigueur pour les formations inter figurent dans le catalogue en ligne des formations. Les prix des formations en ligne n’incluent pas le coût de la connexion internet lui demeure à la charge du client.

Le règlement du prix de la formation est à effectuer à l’issue de la formation, à réception de facture, au comptant, sans escompte à l’ordre de Polème. Dans des situations exceptionnelles, il peut être procédé à un paiement échelonné.  En tout état de cause, ses modalités devront avoir été formalisées avant le démarrage de la formation.

En cas de parcours long (plus de 3 mois), des facturations intermédiaires peuvent être engagées. Toute somme non payée à échéance entraîne de plein droit et sans mise en demeure préalable, l’application de pénalités d’un montant égal à une fois et demie le taux d’intérêt légal. 

Polème aura la faculté d’obtenir le règlement par voie contentieuse aux frais du Client sans préjudice des autres dommages et intérêts qui pourraient être dus à Polème. En cas de règlement par l’OPCO dont dépend le Client, il appartient au Client d’effectuer sa demande de prise en charge avant le début de la formation. 

L’accord de financement doit être communiqué au moment de l’inscription et sur l’exemplaire du devis que le Client retourne dûment renseigné, daté, tamponné, signé et revêtu de la mention « Bon pour accord » à Polème. En cas de prise en charge partielle par l’OPCO, la différence sera directement facturée par Polème au Client.  Si l’accord de prise en charge du Client ne parvient pas à Polème au plus tard un jour ouvrable avant le démarrage de la formation, Polème se réserve la possibilité de refuser l’entrée en formation du Stagiaire ou de facturer la totalité des frais de formation au Client. 

8-Dédit et remplacement d’un participant 

En cas de dédit signifié par le Client à Polème au moins 7 jours avant le démarrage de la formation, Polème offre au Client la possibilité : 

• De repousser l’inscription du Stagiaire à une formation ultérieure, dûment programmée au catalogue de Polème, et après accord éventuel de l’OPCO, 
• De remplacer le Stagiaire empêché par un autre participant ayant le même profil et les mêmes besoins en formation, sous réserve de l’accord éventuel de l’OPCO.

9-Annulation, absence ou interruption d’une formation

L’annulation d’une séance de formation est possible, à condition de le faire au moins 10 jours calendaires avant le jour et l’heure du début de la formation. Toute annulation doit faire l’objet d’une notification par e-mail à l’adresse helene@ecole-facilitation.fr. 

En cas d’annulation entre 4 et 10 jours ouvrables avant la date de la formation, le client est tenu de payer une pénalité d’annulation, à hauteur de 50% du coût total initial de la formation ainsi que les pénalités éventuelles d’annulation d’une réservation de salle, pour le cas où le client aurait confié à Polème la réalisation de cette prestation. 

En cas d’annulation moins de 3 jours ouvrables avant le début de la formation, une pénalité d’annulation correspondant à 100% du coût total initial sera facturée au client.

La demande de report de sa participation à une formation peut être effectuée par le client, à condition d’adresser une demande écrite à l’organisme de formation dans un délai de 10 jours avant la date de la formation.

Tout module commencé est dû dans son intégralité et fera l’objet d’une facturation au Client par Polème. 

En cas d’absence, d’interruption ou d’annulation, la facturation de Polème distinguera le prix correspondant aux journées effectivement suivies par le Stagiaire et les sommes dues au titre des absences ou de l’interruption de la formation. Il est rappelé que les sommes dues par le Client à ce titre ne peuvent être imputées par le Client sur son obligation de participer à la formation professionnelle continue ni faire l’objet d’une demande de prise en charge par un OPCO. Dans cette hypothèse, le Client s’engage à régler les sommes qui resteraient à sa charge directement à Polème. 

En cas de dédit par le demandeur de formation à moins de 10 jours avant le début de l’action mentionnée à l’article 1, ou en cas d’abandon en cours de formation par un ou plusieurs stagiaires, l’organisme retiendra sur le coût total, les sommes qu’il aura réellement dépensées ou engagées pour la réalisation de ladite action, conformément aux dispositions de l’article L. 920-9 du Code du travail.

Si l’inexécution totale ou partielle de la prestation est imputable à l’organisme formateur ou résulte d’éléments extérieurs ou de cas de force majeure, aucune somme ne pourra être exigée.

10- Attestations de formation 

A l’issue de la formation, Polème remet une attestation de formation au Stagiaire et un certificat de réalisation pour les OPCO le cas échéant.  Dans le cas d’une prise en charge partielle ou totale par un OPCO, Polème lui fait parvenir un exemplaire du certificat de réalisation accompagné de la facture. Une attestation de présence pour chaque stagiaire est fournie au Client. 

11-Obligations et force majeure 

Dans le cadre de ses prestations de formation, Polème est tenu à une obligation de moyen et non de résultat vis-à-vis de ses Clients ou de ses Stagiaires. Polème ne pourra être tenu responsable à l’égard de ses Clients ou de ses Stagiaires en cas d’inexécution de ses obligations résultant d’un évènement fortuit ou de force majeure.  Sont ici considérés comme cas fortuit ou de force majeure, outre ceux habituellement reconnus par la jurisprudence : la maladie ou l’accident d’un intervenant ou d’un responsable pédagogique, les grèves ou conflits sociaux externes à Polème, les désastres naturels, les incendies, l’interruption des télécommunications, de l’approvisionnement en énergie, ou des transports de tout type, ou toute autre circonstance échappant au contrôle raisonnable de Polème. 

12- Responsabilité 

Polème met tout en œuvre pour que les formation inter-entreprises proposées soient conformes à la description qui en est faite.

Polème s’engage à tout mettre en œuvre pour que les programmes et modalités pédagogiques des formations intra entreprises répondent au mieux aux besoins spécifiques exprimés par le client. Il appartient au client de prouver toute non-conformité éventuelle.

Le client, en sa qualité de professionnel est seul responsable de la consultation, des éléments d’information fournis (contexte, enjeux, participants…) pour la préparation de la formation, du choix de la formation fournie par Polème. En cas d’erreur manifeste de la part du client, entre les caractéristiques de la formation et/ou les conditions de la vente, Polème ne saurait voir sa responsabilité engagée.

La responsabilité de Polème ne peut être engagée qu’en cas de faute ou de négligence prouvée, et est limitée aux préjudices directs subis par le client, à l’exclusion de tout préjudice indirect, de quelque nature que ce soit, notamment toute perte de chance, de clientèle, de résultat, d’exploitation, préjudice commercial ou perte de données.

En tout état de cause, au cas où la responsabilité de Polème serait retenue, le montant total de toutes sommes mises à la charge de Polème ne pourra excéder le montant du prix payé par le client au titre de la formation concernée.  

13-Propriété intellectuelle et copyright 

L’ensemble des fiches de présentation, contenus et supports pédagogiques quelle qu’en soit la forme (papier, électronique, numérique, orale…) utilisés par Polème pour assurer les formations ou remis aux Stagiaires constituent des œuvres originales et à ce titre sont protégées par la propriété intellectuelle et le copyright. 

Seul un droit d’utilisation personnel, à l’exclusion de tout transfert de propriété de quelque sorte que ce soit est consenti au participant. A cet égard, le participant à la formation et le client s’interdisent d’exploiter notamment à des fins commerciales, directement et ou indirectement, la documentation mise à disposition. 

A ce titre, le Client et le Stagiaire s’interdisent d’utiliser, transmettre, reproduire, exploiter ou transformer tout ou partie de ces documents, sans un accord exprès de Polème. Cette interdiction porte, en particulier, sur toute utilisation faite par le Client et le Stagiaire en vue de l’organisation ou l’animation de formations. 

14-Descriptif et programme des formations 

Les contenus des programmes, tels qu’ils figurent sur les fiches de présentation des formations sont fournis à titre indicatif. L’intervenant ou le responsable pédagogique se réservent le droit de les modifier en fonction de l’actualité, du niveau des participants ou de la dynamique du groupe. 

15-Confidentialité et communication

Polème, le Client et le Stagiaire s’engagent à garder confidentiels les documents et les informations auxquels ils pourraient avoir accès au cours de la prestation de formation ou à l’occasion des échanges intervenus antérieurement à l’inscription, notamment l’ensemble des éléments figurant dans la proposition transmise par Polème au Client. 

Polème s’engage à ne pas communiquer à des tiers autres que les partenaires avec lesquels sont organisées les formations et aux OPCO, les informations transmises par le Client y compris les informations concernant les Stagiaires. 

Cependant, le Client accepte d’être cité par Polème comme client de ses formations. A cet effet, le Client autorise Polème à mentionner son nom ainsi qu’une description objective de la nature des prestations dans ses listes de références et propositions à l’attention de ses prospects et de sa clientèle, entretiens avec des  tiers, rapports d’activité, ainsi qu’en cas de dispositions légales, réglementaires ou comptables l’exigeant. 

16-Protection et accès aux informations à caractère personnel 

Les données à caractère personnel du client font l’objet d’un traitement informatique par Polème, agissant en qualité de responsable du traitement. 

Les données à caractère personnel du client sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à l’accomplissement des finalités rappelées au sein de la politique de confidentialité et de traitement des données personnelles.

Ces données sont communiquées à notre partenaire : DIGIFORMA, fournisseur du logiciel de gestion de la formation.

Le Client s’engage à informer chaque Stagiaire que des données à caractère personnel le concernant sont collectées et traitées aux fins de suivi de la validation de la formation et d’amélioration de l’offre de Polème. 

Conformément à la réglementation, le Stagiaire et toute personne physique ayant fourni des données à caractère personnel, dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification, de portabilité ainsi que de limitation et d’opposition au traitement et d’organisation du sort après son décès, des données à caractère personnel le concernant. En particulier, Polème conservera les données liées au parcours et à l’évaluation des acquis du Stagiaire, pour une période n’excédant pas la durée nécessaire à l’appréciation de la formation. Enfin, Polème s’engage à effacer à l’issue des exercices toute image qui y aurait été prise par tout moyen vidéo lors de travaux pratiques ou de simulations. 

Ces droits peuvent être exercés conformément aux modalités prévues dans la politique de confidentialité.

17- Dispositions complémentaires

Les CGV sont consultables en ligne et peuvent être modifiées à tout moment à la discrétion de Polème, sans autre formalité que leur mise en ligne. Seule la dernière version sera applicable.

Polème est autorisé à sous-traiter pour partie ou totalement l’exécution des prestations objets des présentes CGV. Toutes les obligations du client qui découlent en vertu des présentes CGV ne valent qu’à l’égard de Polème qui demeure responsable à l’égard des clients.

Les parties exercent et exerceront leurs activités de manière indépendante dans le cadre de l’exécution des présentes, qui ne saurait notamment être interprété comme créant entre elles un lien de subordination ou une société de fait.

Toute précision relative aux présentes CGV, demande d’information et/ou réclamation doit être faite par mail et confirmé par courrier aux coordonnées de Polème, qui traitera la demande dans les meilleurs délais. 

18-Droit applicable et juridiction compétente 

Le fait de ne pas revendiquer l’application de l’une des dispositions des CGV ou d’acquiescer à son inexécution, de manière permanente ou temporaire, ne peut être interprété comme valant renonciation à ce droit.

Le client ne pourra intenter aucune action, quels qu’en soient la nature ou le fondement plus d’un an après la survenance de son fait générateur.

Les conditions générales détaillées dans le présent document sont régies par le droit français. En cas de litige survenant entre le Client et Polème à l’occasion de l’interprétation des présentes ou de  l’exécution  du  contrat,  il  sera  recherché  une  solution  à  l’amiable.  A défaut, les Tribunaux de Toulouse seront seuls compétents pour régler le litige.

15 mai 2023